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26 de Septiembre de 2011

    Horario previsto: 12:00 - ...

    Horario real: 13:00 - 14:05

    Asistentes: Paola, Alfonso, Elena, Marta, Puga.

    1.- Estado de cumplimiento del acta anterior

    Dado el tiempo transcurrido desde la última reunión y el retraso con el que empezó se omite este punto

    2.- Resumen del resto de sedes/asuntos

    Se omite este punto por falta de tiempo

    3.- Revisión gastos voluntariado. Recomendaciones del grupo de voluntariado

    La revisión de presupuesto realizada por el grupo de voluntariado nos parece encomiable. Respecto a las recomendaciones que hace voluntariado para la reducción de gastos:
     
    Priorizar o transporte público, debería ser obrigatorio no eixo Coruña-santiago-vigo salvo que sean máis de 2 persoas.
    El GAT considera que son los coordinadores que firman los protocolos y autorizan gastos los que deben prestar más atención a esto. Los GTS darán un toque cuando algo no parezca apropiado.
     
    Que aos traballadores se lle subvencione menos as actividades. El GAT no se pone de acuerdo en este punto. Relegamos en los grupos tomar una decisión. El GAT lo que puede decidir es la cuantía máxima que puede salir de fondos propios para una actividad, pero deben ser los grupos los que decidan como se reparta.
    Algunos miembros del GAT dicen que se valore el subvencionar sólo a socios y no a los que son exclusivamente voluntarios. Tampoco hay acuerdo en esto.
     
    Cartelería barata (imprimir en b/n sobre folios de cores), 2.0, reciclaxe e feito a man, etc
    Non subvencionar cursos este ano xa que hai cursos gratuitos e este ano non está a cousa para tirar cohetes
    De acuerdo con voluntariado en ambos puntos
     

    4.- Cambio firma mancomunada a solidaria

    La situación actual es que para hacer transferencias mediante caixa xestión hacen falta dos firmas. Por la incomodidad que esto supone se está dando la situación de que las personas que tienen que hacer transferencias tienen en su poder ambas firmas para agilizar.
    Basándonos en que nunca ha pasado nada, la buena fe de la gente, y en como se está trabajando en la realidad desdel el GAT vemos adecuado que se pase a operar mediante firma solidaria. Si existiera la posibilidad de fuera mancomunada a partir de cierta cantidad (500€ - 600€) se haría así
     
     

    5.- Cambio Protocolo de dietas y desplazamientos

    Para evitar problemas con los financiadores hay que hacer unos pequeños cambios en los protocolos que veniamos usando:
    El protocolo de gastos deben cambiar de nombre y pasar a operar como un "Recibí". Es decir oficialmente el voluntario debe firmar el "recibí" una vez ha recibido el ingreso y no hacerlo antes de recibirlo como ahora. Esto es necesario para que se puedan emplear esos recibí como justificantes ante los financiadores. Esto incrementa la carga de trabajo de los GTS de forma exponencial por tener que andar detrás de los voluntarios para que firmen una vez han recibido el dinero, los protocolos tendrían que andar de vuelta entre sedes,... Por todo ello se recomienda a los GTS en connivencia con los voluntarios encontrar la fórmula adecuada para que esto no se convierta en un infierno. Habría que ver también como transmitir a los financiadores lo que sucede en el mundo real.
     
    El protocolo de kilometraje debe ser bastante modificado para convertirse en uno de dietas con una serie de información adicional que requiere la AECID. Paola ya lo tiene listo pero hay que darle una vuelta.
     

     

    TODO
    Tarea Responsable Fecha Hecho
    Reformar protocolo gastos y dietas e informar a los voluntarios Puga, Paola Noviembre  
    Caixa Galicia cambio los ccc y los proveedores nos tienen que mandar los nuevos y nosotros informar de nuestro cambio.  Paola 2012  
    Cambio de firma mancomunada a solidaria Puga, Pablo, Alfonso Octubre  

     

    En Vigo, a 2 de Octubre de 2011

    fpuga

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